3. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Unternehmen: | cologne on pop GmbH ("wir") |
Anschrift: | Heliosstr. 6a, 50825 Köln |
Telefon: | +49 221 998 911 00 |
Fax: | +49 221 998 911 99 |
E-Mail: | info@c-o-pop.de |
4. Verarbeitungsrahmen: Delegates Database
Unsere Delegates Database steht ausschließlich Teilnehmern der c/o pop xoxo Convention 2020 zur Verfügung. Die Delegates Database bietet viele Vorteile, wie z.B. eine Liste der Delegierten, ein persönliches Nachrichtensystem und ein persönliches Profil.
Im Rahmen der Delegates Database mit der URL https://copopxoxo-database.purplex.com/ verarbeiten wir die nachfolgend im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen.
Wir verarbeiten nur Daten von Ihnen, die Sie aktiv im Rahmen des Kaufes Ihres Konferenztickets oder direkt auf der Delegates Database angeben (z.B. durch das Ausfüllen von Formularen, durch Pflegen Ihres Profils) oder die Sie bei der Nutzung unseres Angebotes automatisch zur Verfügung stellen.
Ihre Daten werden ausschließlich von uns verarbeitet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Sofern wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der Hilfe externer Dienstleister bedienen, erfolgt dies im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, bei der wir als Auftraggeber unserem Auftragnehmern gegenüber weisungsbefugt sind. Dies betrifft vorliegend vor allem die PurpleX GmbH, Petersburger Str. 38, 10249 Berlin, als Anbieter und Hostingdienstleister unserer Delegates Database. Sollten bei einzelnen, der nachfolgend aufgeführten Verarbeitungen weitere externe Dienstleister zum Einsatz kommen, werden sie dort benannt.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet grundsätzlich nicht statt und ist auch nicht geplant. Über Ausnahmen von diesem Grundsatz werden wir in den nachfolgend dargestellten Verarbeitungen informieren.
Die Verarbeitungen im Einzelnen
5. Bereitstellung der Delegates Database und Server-Logfiles
5.1 Beschreibung der Verarbeitung
Bei jedem Aufruf der Delegates Database erfassen wir automatisch Informationen, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese werden auch in den sogenannten Logfiles unseres Systems gespeichert. Dabei handelt es sich um die folgenden Daten:
- Ihre IP-Adresse
- die von Ihnen verwendete Browsersoftware, sowie deren Version und Sprache
- das von Ihnen verwendete Betriebssystem
- die Webseite, von der Sie auf die Delegates Database gelangt sind (sogenannter Referrer)
- die von Ihnen auf der Delegates Database aufgerufenen Unterseiten
- das Datum und die Uhrzeit Ihres Aufrufes unserer Delegates Database
- Übertragene Datenmenge
Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch das System ist notwendig, um unsere Delegates Database an das Endgerät eines Nutzers ausliefern zu können. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Ihre IP-Adresse wird jedoch nicht in unseren Logfiles erfasst.
5.2 Zweck
Die Verarbeitung erfolgt, um den Aufruf der Delegates Database zu ermöglichen, sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus dient die Verarbeitung der statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Angebotes.
5.3 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung ist zur Wahrung der überwiegenden berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt in dem, in Ziffer 6.2 benannten Zweck.
5.4 Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Eine Löschung der Logfiles erfolgt nach 30 Tagen.
6. Zugang zur Delegates Database, Delegatesliste und Profil
6.1 Beschreibung der Verarbeitung
Die c/o pop xoxo Convention 2020 ist eine Veranstaltung zum Austausch und zur Vernetzung innerhalb der Musikbranche. Die Delegates Database will diese Vernetzung fördern und bietet vor allem die Möglichkeit erleichterter Kontaktaufnahme mit anderen „Besuchern“, sowie die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen, unseren sog. Breakout Sessions (Videokonferenzen, über einen Drittanbieter). Im Rahmen des Verkaufes von Zugangsberechtigungen für die c/o pop xoxo Convention 2020 werden Sie gebeten, Angaben wie Name, Unternehmen und Kontaktdaten zu machen. Diese Daten werden in der Delegates Database gespeichert und ein Account für Sie angelegt. Nach Abschluss des Erwerbs Ihres Konferenztickets erhalten Sie eine E-Mail von uns mit einem Zugangslink für die Delegates Database. Beim erstmaligen Besuch der Delegates Database vergeben Sie sich ein eigenes Passwort.
Ihre Stammdaten (Name, Vorname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Website) werden in einer Delegatesliste aufgenommen. Wir stellen auf der Delegates Database darüber hinaus eine Profilseite für Sie bereit. Die Delegatesliste und Ihre Profilseite sind für alle eingeloggten Teilnehmer der c/o pop xoxo Convention 2020 einsehbar, soweit von Ihnen so gewählt.
6.2 Zweck
Die Verarbeitung erfolgt, um Ihnen die Delegates Database zur Vernetzung innerhalb der Musikbranche und zur Teilnahme an unseren Breakout Sessions bereitstellen zu können.
6.3 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung ist zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages über Ihre Teilnahme an der c/o pop xoxo Convention 2020 erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
6.4 Speicherdauer
Ihr Account, Ihr Profil und sämtliche darin befindlichen Daten werden spätestens nach einem Jahr automatisch aus der Delegates Database gelöscht. Wenn Sie nicht in der Delegates Database auftauchen bzw. daraus gelöscht werden möchten, genügt eine E-Mail an info@c-o-pop.de. Wir werden Ihren Daten dann unverzüglich löschen. Darüber hinaus können Sie als eingeloggter Nutzer der Delegates Database Ihre eigenen Angaben und Informationen jederzeit bearbeiten und verstecken.
6.5 Empfänger
Das Angebot der Delegates Database besteht u.a. darin, den Netzwerkcharakter der c/o pop xoxo Convention 2020 dadurch zu unterstützen, dass sich Teilnehmer über die Plattform miteinander austauschen können. Zu diesem Zweck können die von Ihnen auf Ihrer Profilseite angeben personenbezogenen Daten für die anderen Teilnehmer der c/o pop xoxo Convention 2020 eingesehen werden. Auf Ihrer Profilseite sind insbesondere die im Rahmen des Erwerbs des Konferenztickets angegebenen Stamm- und Kontaktdaten für die anderen Nutzer ersichtlich. Auch die von Ihnen eingestellten sonstigen Informationen können von anderen eingeloggten Konferenzteilnehmern angeschaut werden. Über die Privatsphäreneinstellungen Ihres Profils können Sie jederzeit selbst festlegen und regulieren, ob und welche personenbezogenen Daten andere Konferenzteilnehmer Ihrem Profil entnehmen können und auch ob Ihr Profil überhaupt in der Delegatesliste erscheint. Voreingestellt ist, dass keine Ihrer Daten öffentlich, d.h. im Rahmen der Delegates Database sichtbar sind.
7. Nachrichten zwischen Delegates
7.1 Beschreibung der Verarbeitung
Jedem Konferenzteilnehmer steht im Rahmen der Delegates Database ein eigener Nachrichtenclient und ein Postfach zur Verfügung. Darüber können Sie mit anderen Delegates direkt in Kontakt treten und sich private Nachrichten innerhalb des Portals schreiben.
7.2 Zweck
Die Verarbeitung erfolgt, um Ihnen die Funktion des Nachrichtenclients im Rahmen der Delegates Database zur Vernetzung innerhalb der Musikbranche bereitstellen zu können.
7.3 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung ist zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages über Ihre Teilnahme an der c/o pop xoxo Convention 2020 erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
7.4 Speicherdauer
Ihr Postfach und die darin enthaltenen Nachrichten werden von uns spätestens nach einem Jahr automatisch aus der Delegates Database gelöscht. Darüber hinaus können Sie empfangene und versendete Nachrichten selbständig aus Ihrem Postfach löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dadurch keine Löschung der betreffenden Nachrichten bei Ihrem Kommunikationspartner verbunden ist. Ihr Name als Autor einer Nachricht wird jedoch anonymisiert.
7.5 Empfänger
Empfänger sind Ihre jeweiligen Kommunikationspartner auf unserer Plattform, denen Sie Nachrichten schreiben oder von denen Sie Nachrichten empfangen.
8. Anmeldungen für die sog. Breakout Sessions
Auf unserer Delegates Database finden Sie unter dem Reiter Breakout Sessions eine Auflistung sämtlicher im Rahmen der c/o pop xoxo Convention 2020 angebotener Videokonferenz-Sessions. Sie können sich für die Teilnahme (soweit noch Kapazitäten verfügbar sind) anmelden, indem Sie „Request“ drücken. Sie bekommen in der Folge eine Bestätigungsemail und werden noch einmal, ebenfalls per Email, darum gebeten, Ihre Anmeldung für die jeweilige Session zu bestätigen. Infolge dieser Bestätigung werden Ihre Daten (Name und Emailadresse) an den jeweiligen Anbieter der Session weitergegeben, der Ihnen einen entsprechenden Einladungslink zu der Session zusenden wird. Die vorgenannte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Anmeldung und Teilnahme an den Breakout Sessions und damit zum Abschluss und zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages über diese Teilnahme erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Information, dass Sie sich für eine bestimmte Breakout Session angemeldet haben, wird spätestens nach einem Jahr automatisch aus unserer Delegates Database gelöscht.
Hinsichtlich der mit der Nutzung des Videokonferenzdienstes Zoom verbundenen Verarbeitung personenbezogener Daten bitten wir auch um Beachtung unserer Zoom-Datenschutzhinweise sowie der Datenschutzbestimmungen von Zoom selbst. Für Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch den Anbieter der jeweiligen Breakout Session wenden Sie sich bitte direkt an diesen.
9. Sicherheitsmaßnahmen
Um Ihre persönlichen Daten vor fremdem Zugriff zu schützen, haben wir unsere Delegates Database mit einem SSL- bzw. TLS-Zertifikat versehen. SSL steht für „Secure-Sockets-Layer“ und TLS für „Transport Layer Security“ und verschlüsselt die Kommunikation von Daten zwischen der Delegates Database und dem Endgerät des Nutzers. Sie erkennen die aktive SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung an einem kleinen Schloss-Logo, das ganz links in der Adresszeile des Browsers angezeigt wird.
Ihre Rechte
10. Betroffenenrechte
Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch unser Unternehmen stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:
10.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, steht Ihnen unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO aufgeführten weiteren Informationen zu.
10.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
10.3 Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
10.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die Datenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die uns die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.
10.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.
10.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.
10.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO)
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.
10.8 Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen.
Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wir müssen die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall – auch unabhängig von einer besonderen Situation – haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.
Stand: Oktober 2020
